Enzaime 隱私權政策
1. 我們是誰
Enzaime 由 Enzaime 工作室（以下稱「我們」）提供。對本政策有任何問題，或要行使您的權利，請寄信到 phenol88@yahoo.com.tw。
2. 兩種資料、兩種角色
Enzaime 是給組織（公司、機關或團體）使用的業務系統，所以您的個人資料可能屬於下面兩種之一：
| 資料 | 誰決定怎麼用 | 我們的角色 |
|---|---|---|
| 組織資料：組織在 Enzaime 裡建立或上傳的資料，例如員工資料、部門、申請單、附件 | 您所屬的組織 | 受組織委託處理。組織是蒐集者，要行使權利請先向組織提出，我們會協助組織處理 |
| 帳號與服務營運資料：登入帳號、登入紀錄、安全紀錄、客服往來 | 我們 | 蒐集者，依本政策處理 |
3. 我們處理哪些個人資料
| 類別 | 內容 | 來源 |
|---|---|---|
| 帳號資料 | 姓名、Email；組織開放時的員工編號、手機號碼、自訂登入帳號；密碼（只存不可還原的雜湊值）；語言與介面偏好 | 組織管理員建立，或您自己設定 |
| 外部登入 | 使用 Google 登入時，Google 帳號的 Email 與識別碼；使用組織的企業單一登入（SSO）時，組織身分系統提供的 Email 與識別碼 | Google、您組織的身分系統 |
| 組織資料 | 組織輸入的員工資料（姓名、Email、部門、職稱、主管等）、單據內容、附件、自訂欄位 | 組織與其使用者 |
| 登入與裝置 | 登入時間、登入中的裝置（瀏覽器與作業系統的類型）、最後使用時間 | 自動產生 |
| 操作紀錄 | 誰在什麼時間新增、修改、匯出了哪些資料或設定 | 自動產生 |
| 使用行為紀錄 | 組織開啟才收集（預設關閉）：瀏覽了哪些頁面、點了哪些按鈕、表單是否送出、清單篩選是否有結果、頁面速度。不收集您輸入的內容、業務資料的值或搜尋關鍵字 | 自動產生 |
| 寄信紀錄 | 寄給您的通知信（收件人、主旨、寄送狀態） | 自動產生 |
| 客服往來 | 您寫信給我們時提供的內容 | 您 |
IP 位址：只在記憶體中短暫用來防止大量登入嘗試，不會存入資料庫。
4. 為什麼處理這些資料
- 提供本服務：登入、權限、簽核、通知、單據與檔案保存。
- 帳號與系統安全：身分驗證、防止盜用與攻擊、事件調查。
- 客服與支援：回覆問題；經組織管理員同意後以唯讀方式協助查看。
- 改善產品：在組織開啟時，以不含輸入內容的使用行為紀錄，分析哪裡不好用、哪裡太慢。
- 遵守法令。
我們不會出售您的個人資料，也不會用於廣告。
5. 我們把資料交給誰處理
為了提供本服務，我們委託下列業者處理資料，只在必要範圍內提供：
| 業者 | 處理什麼 | 資料所在地 |
|---|---|---|
| Amazon Web Services（AWS） | 主機、資料庫、檔案儲存、寄送 Email | 台灣（AWS 亞太地區台北） |
| 您選擇用 Google 登入時，確認您的身分 | 依 Google 的服務條款 | |
| AI 服務（僅在組織開啟 AI 功能時） | 使用者送給 AI 處理的檔案或文字（例如報價單） | 依各 AI 服務業者（可能在美國等台灣以外的地區） |
| 您組織的身分系統（僅在組織設定企業單一登入時） | 確認您的身分 | 依您組織的設定 |
AI 功能說明：
- AI 功能預設關閉，由組織管理員決定是否開啟；開啟前畫面會說明會送出哪些資料。
- 組織使用本服務提供的預設 AI 時，檔案會經由我們委託的 AI 服務處理；組織改用自己的 AI 金鑰時，資料會送到組織自己選擇的 AI 業者，依組織與該業者的約定處理。
- 我們只把使用者主動送給 AI 的內容傳出去，不會把其他組織資料送給 AI 業者。
除上述情形外，我們只在下列情況提供給第三方：取得您或組織的同意、法令要求，或為保護生命、身體、財產安全的緊急必要。
6. Cookie
我們只使用本服務運作所必要的 Cookie：
| Cookie | 用途 |
|---|---|
| 登入狀態 | 讓您登入後不用每一頁重新登入（加密、瀏覽器程式讀不到） |
| 語言、主題與清單欄位偏好 | 記住您選的語言、淺色或深色、清單要顯示哪些欄位 |
我們不使用廣告 Cookie，也不使用第三方追蹤工具。
7. 保存期間
| 資料 | 保存到什麼時候 |
|---|---|
| 帳號資料 | 帳號存續期間。帳號被停用後保留至組織終止使用本服務 |
| 組織資料 | 組織使用本服務期間。組織終止後 30 日內可申請匯出，期滿後刪除 |
| 使用行為紀錄 | 組織選擇的保留期間（90、180 或 365 日），到期自動刪除；組織管理員也可以隨時清除 |
| 操作紀錄、登入紀錄 | 組織使用本服務期間，作為安全與稽核用途 |
| 備份 | 資料刪除後，備份中的副本在備份保留期間屆滿後自動消除（目前為 7 日） |
法令另有保存義務的，依法令保存。
8. 我們怎麼保護資料
- 傳輸加密：全程使用 HTTPS。
- 儲存加密：資料庫與檔案以 AES-256 加密儲存。
- 密碼：只存無法還原的雜湊值，任何人（包括我們）都看不到您的密碼。
- 組織隔離：每個組織的資料在資料庫層級彼此隔離。
- 權限：組織內依角色與權限控管可以看、可以改的範圍；組織自己設定的 AI 金鑰加密保存，畫面只顯示末四碼。
- 紀錄：重要操作都留有紀錄；我們的人員進入組織協助時，需經組織管理員同意、唯讀、有時間限制，並留下組織看得到的紀錄。
若發生個人資料外洩，我們會在查明後依法通知受影響的組織與當事人，並說明處理方式。
9. 您的權利
依台灣《個人資料保護法》，您可以對我們保有的您的個人資料行使下列權利：
- 查詢或請求閱覽；
- 請求製給複製本；
- 請求補充或更正；
- 請求停止蒐集、處理或利用；
- 請求刪除。
- 屬於組織資料的部分（例如員工資料），請先向您的組織提出；組織無法處理時，我們會協助組織。
- 屬於帳號與服務營運資料的部分，請寄信到 phenol88@yahoo.com.tw，我們會在確認身分後 30 日內回覆。
- 帳號資料是登入與使用本服務所必需。不提供或要求刪除時，可能無法繼續使用本服務。
10. 給日本使用者的說明
- 您的個人資料儲存於台灣（AWS 亞太地區台北）。台灣有《個人資料保護法》，規範個人資料的蒐集、處理與利用，以及當事人的查詢、更正、刪除等權利。我們依本政策第 8 條的措施保護您的資料。
- 組織開啟 AI 功能時，使用者送給 AI 的內容可能傳到台灣以外的國家（例如美國），由該 AI 業者依其條款處理。
- 您可以依日本《個人情報保護法》，請求開示、訂正、利用停止或刪除您的個人資料，請寄信到 phenol88@yahoo.com.tw。
11. 兒童
本服務提供給組織及其成員使用，不以兒童為對象。
12. 政策的修改
我們修改本政策時，會在本服務中公告。對您的權益有重大影響的修改，會在生效前通知組織管理員。
13. 聯絡我們
Enzaime 工作室｜Email：phenol88@yahoo.com.tw